La gestion des données est cruciale pour le fonctionnement efficace de toute petite entreprise. Entre les fichiers clients, les données financières et les applications professionnelles, il est primordial de disposer d'une solution fiable, sécurisée et accessible. Les TPE et PME ont plusieurs options pour le stockage de leurs données : un serveur local, un NAS (Network Attached Storage) ou le Cloud. Ce guide vous aidera à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
Protection et gestion des données professionnelles
Tout professionnel, y compris ceux exerçant en indépendant, manipule et est tenu de sécuriser une variété de données. Ces informations numériques varient grandement selon le secteur d'activité et peuvent inclure :
- Documents de texte et feuilles de calcul
- Présentations multimédia et factures
- Données comptables et inventaires
- Images, ainsi que des enregistrements audio et vidéo
- Communications par email
- Bases de données clients ou prospects
- Correspondances reçues
La transformation numérique des données d'une entreprise est aujourd'hui reconnue comme un levier d'amélioration de la performance, à condition d'être soutenue par une formation adéquate et l'adoption de bonnes pratiques.
Stratégies de stockage de données pour les petites entreprises
Les solutions de stockage de données varient selon les besoins spécifiques de chaque entreprise. Les entreprises peuvent opter pour un serveur local traditionnel, mais les tendances actuelles s'orientent vers des solutions basées sur le Cloud. L'accessibilité des données doit être équilibrée avec des mesures de sécurité robustes. Même les petites structures avec peu de collaborateurs doivent évaluer l'utilité d'un serveur dédié. Pour optimiser les coûts liés au système d'information, l'évaluation des besoins réels est essentielle.
Fonctionnalités et gestion des serveurs
Un serveur est une pièce centrale de l'infrastructure informatique d'une entreprise, conçu pour rester opérationnel sans interruption et équipé de composants redondants (alimentation redondant comme des onduleurs) pour garantir une disponibilité constante. Il joue un rôle essentiel en permettant la centralisation de services tels que le partage de fichiers, la gestion des courriers électroniques, l'accès aux bases de données et la mise en réseau de dispositifs comme les imprimantes. Il sert également d'hôte pour les sites web de l'entreprise, accessibles depuis n'importe où via internet.
Pour les besoins spécifiques de stockage et de partage de fichiers, les NAS (Network Attached Storage) offrent une solution dédiée. Ces serveurs simplifient la gestion des données et permettent l'accès distant à des fichiers via internet, représentant une option économique pour certaines organisations.
Un serveur connecté au réseau local de l’entreprise
L’importance d’un réseau local fiable
Un réseau local bien configuré est important pour le bon fonctionnement d'un serveur local ou d'un NAS. Il permet une communication rapide et sécurisée entre les différents équipements de l’entreprise, facilitant ainsi le partage de données et l’accès aux ressources communes.
Les composants essentiels d’un réseau local
Pour un réseau local performant, il est important de disposer d'un matériel de qualité :
- Routeurs,
- Point d'accès Wi-Fi via des bornes
- Switchs
- Câblage Ethernet RJ45 de catégorie adaptée et une configuration réseau optimisée.
Notez qu'une bonne gestion de la bande passante et des mesures de sécurité comme les pare-feu sont également cruciales.
Configuration d'un réseau local
Mettre en place un réseau local se fait avec aisance. Chaque périphérique, tel qu'un ordinateur, une imprimante ou un serveur, doit être équipé d'une carte réseau et d'un port Ethernet pour l'insertion d'un câble. La jonction de ces appareils s'opère au moyen d'un switch, dispositif qui centralise les connexions filaires. Les box fournies par les opérateurs internet peuvent remplir cette fonction si le nombre d'appareils est limité. Pour ceux préférant éviter les fils, il est tout à fait faisable d'opter pour un réseau local Wi-Fi.
Pensez également à une baie de brassage informatique qui selon la taille de votre entreprise peut-être grande ou petite.
Les avantages d’un serveur local
Un serveur local permet de centraliser les données et applications au sein de l'entreprise. Cela garantit une haute disponibilité et des vitesses de transfert élevées, car les données ne transitent pas par Internet. De plus, un serveur local offre un contrôle total sur les données et leur sécurité, étant physiquement situé dans les locaux de l’entreprise.
Les inconvénients d’un serveur local
Cependant, un serveur local nécessite un investissement initial important en matériel et en infrastructure. Il implique également des coûts de maintenance et des compétences techniques pour gérer les mises à jour et la sécurité.
Le stockage dans le Cloud
Le rôle du Cloud dans le stockage et l'accès aux données
Le Cloud fait référence à l'utilisation d'Internet pour stocker des données et des applications. Ces informations sont en réalité hébergées sur des serveurs distants localisés dans divers centres de données. Des entreprises de premier plan telles que Google, Amazon, Apple et Microsoft offrent ces services d'hébergement. Ils garantissent une qualité de service élevée, notamment grâce à une redondance matérielle qui protège les données.
Les avantages du Cloud
Le stockage dans le Cloud offre une flexibilité et une scalabilité incomparables. Les entreprises peuvent ajuster leurs besoins de stockage à la hausse ou à la baisse sans avoir à investir dans du nouveau matériel. De plus, le Cloud permet un accès aux données depuis n’importe où, ce qui est idéal pour les entreprises avec des employés en télétravail ou des succursales éloignées.
Les inconvénients du Cloud
Cependant, le Cloud peut présenter des risques en termes de sécurité et de confidentialité des données. Il est également dépendant de la connexion Internet, et des coûts récurrents peuvent s’accumuler sur le long terme, notamment avec des besoins croissants en stockage.
Facteurs déterminants dans le choix d'une solution informatique
La qualité de la connexion Internet
Une bande passante robuste est requise, notamment pour l'usage des applications en ligne et le stockage de données sur le Cloud. Une connexion faible ou instable rendrait cette option peu viable.
Spécifications des logiciels métiers
Les spécifications de votre solution logicielle métier sont à examiner attentivement. Selon votre secteur d'activité, les options peuvent être restreintes et les exigences strictes, dictant souvent l'architecture informatique à adopter.
Considérations financières
L'acquisition d'un serveur représente un investissement tangible, par opposition à un service Cloud qui s'apparente à une location. Selon les logiciels et les volumes de données, la balance économique peut pencher plus ou moins fortement vers le Cloud.
Perception de la sécurité
Avec des mesures de sécurité adéquates, un serveur interne peut sembler plus sûr. Cela reflète la méfiance que certains peuvent encore avoir à l'égard des fournisseurs de services Cloud.
Compétences techniques nécessaires
La gestion d'un serveur nécessite des compétences techniques spécifiques. Bien qu'un ingénieur système puisse opérer à distance, son implication régulière peut s'avérer onéreuse.
Habitudes de travail
La décision peut être influencée par le désir de conserver des pratiques établies ou la volonté d'adopter de nouveaux outils, impliquant une certaine culture du changement.
Pour vous aiguiller et vous soutenir dans vos choix, un expert en informatique est à votre disposition.
Les multiples fonctions d'un serveur d'entreprise
Un serveur d'entreprise se révèle être un outil polyvalent, dépassant largement la simple conservation de données. Il sert de point central pour connecter plusieurs postes de travail à des imprimantes partagées. Gérer des listes d'utilisateurs et de matériels devient plus aisé grâce à lui, tout comme l'attribution de droits et d'autorisations spécifiques.
L'Active Directory sous Windows s'occupe de l'identification et de la gestion des ressources réseau. Il prend en charge le traitement des courriers électroniques, réceptionnant et distribuant les messages entrants, tout en expédiant ceux qui sont destinés à l'extérieur. En tant que serveur Web, il offre un accès aux applications internet aux utilisateurs externes.
Le tarif d'un serveur varie, atteignant parfois plusieurs milliers d'euros selon ses capacités et sa performance. Un serveur de stockage NAS, spécialisé dans la conservation de fichiers, peut quant à lui être acquis pour quelques centaines d'euros. Certains secteurs d'activité exigent l'usage d'un serveur local pour une gestion conforme des données et des sauvegardes, donnant ainsi aux professionnels une maîtrise totale de leur infrastructure système.
Flexibilité et économie grâce au Cloud
Les sociétés optent parfois pour une gestion plus légère de leurs systèmes informatiques. Elles choisissent de ne pas s'encombrer de serveurs complexes, préférant héberger applications et données en ligne. Cela permet un accès via un simple navigateur web depuis n'importe quel appareil connecté. Après identification par un nom d'utilisateur et un mot de passe, l'utilisateur accède à ses applications et fichiers. Parmi les solutions de bureautique en ligne, G Suite de Google se distingue. Elle propose des outils variés : traitement de texte, tableur, agenda, outil de présentation et d'autres applications. Bien qu'elle assure la compatibilité avec les formats Office, elle n'offre pas l'intégralité des fonctionnalités de la suite Microsoft. Les données sont stockées en ligne mais peuvent être téléchargées si besoin. Les tarifs de G Suite s'échelonnent entre 4 et 8 euros mensuels par utilisateur.
L'écosystème des solutions en ligne s'est étoffé à l'instar de l'offre logicielle sous Windows. Le choix est vaste et compatible avec diverses plateformes telles que PC, Mac, iOS ou Android. CRM, ERP, bases de données ou applications spécialisées, le modèle économique repose sur des abonnements mensuels par utilisateur. Cette stratégie favorise une grande adaptabilité pour les entreprises, leur permettant d'ajuster leurs dépenses à leur consommation réelle. Ainsi, les investissements lourds en infrastructures et licences logicielles ne sont plus nécessaires. La gestion devient également plus aisée, les logiciels n'ayant plus besoin d'être installés sur chaque poste de travail. Certains choisissent même de réduire le contenu de leurs ordinateurs à un simple navigateur pour accéder à leurs outils en ligne.
Choisir entre un serveur local, un NAS ou le Cloud dépend de nombreux facteurs propres à chaque entreprise. En évaluant soigneusement les besoins en stockage, la sécurité, l’accessibilité et le budget, les TPE et PME peuvent trouver la solution la mieux adaptée pour optimiser leurs opérations et soutenir leur croissance. Pour vous accompagner dans ce choix, n'hésitez pas à consulter un expert en informatique qui saura vous guider et répondre à vos besoins spécifiques.
